Nordland fylkeskommune har stengt postjournalen sin på eInnsyn etter at personopplysninger knyttet til barnevern, PPT og tannhelse ble publisert åpent.
Datatilsynet er varslet om avviket.
Nå må fylkeskommunen sjekke hundretusenvis av dokumenter, før de kan åpne postjournalen igjen.
– Vi må bare beklage at dette har skjedd. Vi ser veldig alvorlig på det, sier fylkesdirektør for finans og organisasjon, Laila Holmvaag.
Feil koding
Årsaken til lekkasjen er feilkoding av enkeltdokumenter i lukkede saker.
Fylkesdirektøren bekrefter at fylkeskommunen selv oppdaget personvernavviket under rutinemessige interne søk i sine systemer.
– Årsaken er menneskelig svikt. I enkelte saker har vi gitt feil kode på avsender. De opplysningene skulle vært unntatt offentlighet og ikke kommet på postlinja.
Selv om dokumentene har vært skjermet for offentligheten, har navn vært synlig sammen med dokumenttittelen i postjournalen.
Dette kan ifølge fylkeskommunen gi indikasjoner på mulige klientforhold.
– Vi har varslet Datatilsynet, stengt ned, og ser nå på hva slags tiltak vi må ha for å sikre at vi ikke får denne typen feil flere ganger, sier Holmvaag.
Datatilsynet vurderer saken
Datatilsynet bekrefter overfor NRK at de har mottatt avviksmeldingen fra Nordland fylkeskommune og nå vil vurdere saken.
– Dersom vi tar saken videre til saksbehandling, vil det kunne føre til blant annet pålegg, irettesettelse eller overtredelsesgebyr, sier kommunikasjonsdirektør Eva Karin Dahle i Datatilsynet.
Hun understreker samtidig at det foreløpig er for tidlig å si noe om alvorlighetsgraden.
Datatilsynet forventer at fylkeskommunen rydder opp i avviket, vurderer hvordan berørte personer skal varsles og gjennomgår rutinene sine for å hindre at lignende feil skjer igjen.
– Virksomheten har en plikt til å rydde opp i feil som har skjedd og lukke avviket. Dette går vi ut fra at de er i gang med og har kontroll på, skriver Dahle.
Ringer berørte
Fylkeskommunen opplyser at de allerede har innført strengere kvalitetssikring, og at innsynsportalen er stengt inntil videre.
Gjennomgangen har så langt avdekket at feilen rammer 15 navngitte personer fordelt på rundt 30 saker.
– Nå er vi først og fremst i en muntlig dialog der vi ringer opp de personene vi har funnet saker på. Vi beklager selvfølgelig på det sterkeste den feilen som har skjedd, og gir dem nødvendig informasjon og støtte i forhold til det de måtte lure på, sier fylkesdirektøren.
De oppdagede feilene strekker seg foreløpig tilbake til 2023, men ettersom den historiske databasen går helt tilbake til 2008, kan fylkeskommunen ikke utelukke at det dukker opp flere tilfeller.
Får statlig hjelp til gigantopprydding
For å forhindre at flere sensitive opplysninger ligger fritt tilgjengelig, er fylkeskommunens side på innsynsportalen eInnsyn stengt ned inntil videre.
Før den kan åpnes igjen for publikum og presse, må all koding kontrolleres.
Bare for 2026 er det snakk om inntil 60 000 dokumenter som må sjekkes.
Men de skal ikke gjøre det manuelt. Både Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) og leverandøren av systemet, har blitt kontaktet for å hjelpe med søkesystemer for å finne flere feil.
– Vi ønsker ikke å åpne opp for eInnsyn før vi kan si at vi har kontrollert det som ligger der, forklarer fylkesdirektøren.
I mellomtiden må alle innsynsbegjæringer sendes manuelt til fylkeskommunens e-postmottak.
Skyver ansvaret for historiske arkiv tilbake til kommunene
Nordland fylkeskommune fungerer som depot og forvalter lukkede arkiver fra alle kommunene i fylket.
Personene som er rammet av lekkasjen kommer derfor fra ulike kommuner.
Holmvaag opplyser at fylkeskommunen vil sende formell informasjon til kommunedirektørene i fylket om situasjonen.
Samtidig gjøres det en rutineendring.
Siden det er kommunene som formelt eier dokumentasjonen fylkeskommunen oppbevarer, skal krav om innsyn i kommunenes eldre arkiver fremover behandles av den enkelte kommune, ikke av fylkeskommunen.